こんにちは。公認会計士の阿部です。

　書籍やググったりしても出てこないようなビジネスメールのアドバイスをさせていただきます。私個人的な手法のため、それは違うと思う方はスルーしてください。ただし、取引先等に褒められたことある内容なので参考にはなると思います。

 

　(1)文章を「できるだけ」短くする。

　文章が長いと読む気がしません。誰もがメールを読む・理解することに時間を掛けたくないのです。ではどうやって短くても伝わる文章になるのか。

　・まずは下書きをすること。自分の書きたいように書いてください。

　・再度自分で読んで、不要な文章の削除・接続詞の削除・文章の順番を変える・結論先にするなど伝わるように加工してください。必ず不要な文章があるのでそれを削除することで短くなります。

 

　(2)言いたいことや質問数はマークすること

　(1)にもつながりますが、何個質問していてどれに回答すればよいかわからない文章が多いです。たとえば下記のように＜タイトル＞、●や①②③マーク、した方が回答しやすいです。

 

＜質問＞

＜回答＞

＜理由＞

 

●契約書の金額や実施時期に問題ないか内容確認してください。

●契約書は電子契約か、紙で郵送捺印か選んでください。

●契約書に請求書を同封させていただいていますので○○までにお支払いください。

 

質問が３つあります。

①

②

③

 

　(3)文の終わりに「ご確認お願いします。」を使わないこと。

　確認の意味が不明です。読んでおくだけでよいのか、何かしないといけないのか。

　相手にしっかりと○○をしてほしいというメッセージをいれないと、もらいたい回答をもらえません。結果仕事も遅くなります。

・上記質問に回答をいただければと思います。

・添付の契約書の内容に修正事項があればご指摘ください。

など、相手にしてほしいことを明確に記載すること。

 

 

　上記3つを意識するだけで求めている回答をもらえて仕事が早くなります。

　タイトル空欄、宛名なし、何でもかんでも「お世話になっております」などは論外なので基礎的なことは各自勉強してください。

　ご参考に。