こんにちは。公認会計士の阿部です。

　私自身も仕事をどうすれば効率的にできるかというのを考えていますし、職員にもどうやったら効率的に作業していただけるか追及しています。

　下記ご参考に。

①仕事をお願いされたらすぐに確認すること。

　依頼資料の確認は今やっている作業が終わってから、とする方が多いです。

　依頼された数週間後に資料を見てみて、あれが足りないこれが足りない、前提条件はなんだったか、依頼された作業の一番のポイントやニーズは何か、これをやっていては全く仕事が終わりません。聞かれた側（依頼者）も数週間後のこの確認をされては、いまさらやりだしたの？と不信感が強くなります。

　依頼された作業はその場・その日にざっと確認して、不足資料依頼や前提条件の確認をしておくと、その回答を待つ間に仕事ができます。その間に今の仕事を終わらせ、依頼作業をするころには全ての書類がそろっているはずなので完了まで早いです。

 

②作業を細分化して、仕事を割り振ること

　細分化して、難しい作業（自分にしかできない作業）と簡単な作業に分けて、簡単な作業をアルバイトやほかの方にお願いして、できたものを組み合わせて完成させることができる方は作業が数倍早くなります。これができる人というのは、依頼されたときに①ができている方です。ニーズや作るべきもが分かっていれば、コピーやエクセル集計は部下や社内のアルバイトに依頼してその間に、核となる部分を自分が行う、もしくはその間に他の作業をしていれば同時にいくつもの完成品を作ることができます。

　以上参考にしてください。

 

ただいくら方法を教えても本人のやりたい順番や習慣を変えるのは困難です。人間は、こうやりたいという習慣を変えられないので、人の意見をどれだけ取り入れ試行錯誤して自分のものにするかはそれぞれだなとは思っています。